Una vez que la encuesta está lista, el siguiente paso es publicarla y definir cómo podrán acceder los encuestados.
En DataCrush, la publicación no solo consiste en activar la encuesta: también incluye revisar la URL, decidir si habrá límite de respuestas o fecha de cierre, definir si el acceso será libre o restringido y elegir cómo compartirla.
Esta guía explica de forma práctica cómo funciona la publicación, qué opciones existen para compartir una encuesta y qué configuraciones afectan el acceso de los encuestados.
1. Qué significa publicar una encuesta
Publicar una encuesta significa dejarla disponible para que otras personas puedan abrirla y responderla.
Mientras una encuesta está en estado Borrador, puede editarse pero no acepta respuestas. Cuando pasa a estado Publicada, ya queda accesible por URL y empieza a recibir respuestas.
2. Cuándo conviene publicar
Antes de publicar, conviene revisar que la encuesta ya tenga:
- al menos una pregunta,
- el contenido final aprobado,
- una URL correcta,
- el cierre configurado si aplica,
- y una prueba previa realizada.
Publicar demasiado pronto puede generar errores de experiencia o respuestas sobre una versión todavía no revisada.
3. Qué valida el sistema antes de publicar
Cuando haces clic en Publicar, el sistema revisa que la encuesta cumpla las condiciones mínimas.
Validaciones habituales
- que exista al menos una pregunta,
- que el dominio sea válido,
- que el slug o URL esté bien definido,
- y que no falte ninguna configuración obligatoria.
Ejemplo común
Si activaste protección con contraseña, la encuesta no podrá publicarse hasta que completes la contraseña.
Si alguna validación falla, el sistema muestra el error para que puedas corregirlo antes de continuar.
4. Estados de publicación
A lo largo de su ciclo de vida, una encuesta puede pasar por distintos estados.
Borrador
La encuesta está en edición y todavía no acepta respuestas.
Publicada
La encuesta está activa y disponible para responder.
Finalizada
La encuesta ya no acepta nuevas respuestas, pero conserva la información recolectada.
5. Cómo publicar una encuesta
Una vez dentro del editor, el botón Publicar aparece en la barra superior.
Flujo general
- Crear o editar la encuesta.
- Guardar los cambios.
- Revisar con vista previa.
- Hacer clic en Publicar.
- Confirmar la publicación si el sistema lo solicita.
Cuando la publicación se completa correctamente, la encuesta queda accesible y lista para compartirse.
6. URL pública de la encuesta
Cada encuesta publicada tiene una URL propia.
Esa URL es el enlace que se comparte con los encuestados para que puedan ingresar y responder.
Dónde se configura
La URL se revisa en la pestaña Configuración, donde puedes definir:
- el dominio,
- y el slug o parte final de la dirección.
Recomendación
Conviene usar una URL clara, fácil de reconocer y relacionada con el objetivo de la encuesta.
Por ejemplo, una URL breve y descriptiva es mejor que una cadena difícil de recordar.
7. Dominio propio y dominio general
La URL pública depende del plan y de la configuración del portal.
Dominio general de DataCrush
En ciertos planes, como Free, la encuesta se publica usando el dominio general de DataCrush.
Dominio propio
En planes superiores, cuando el portal lo permite, la encuesta puede publicarse bajo un dominio propio.
Esto ayuda a reforzar marca y coherencia con el resto de los activos digitales de la empresa.
8. Vista previa antes de publicar
Antes de publicar, es recomendable usar Vista previa.
Esta opción permite revisar la encuesta tal como la verá el encuestado, sin necesidad de dejarla activa todavía.
Qué conviene comprobar
- que la navegación funcione bien,
- que la encuesta se vea correctamente,
- que no falten preguntas ni opciones,
- que el mensaje final sea el correcto,
- y que el recorrido tenga sentido de principio a fin.
Si la encuesta incluye varias páginas, lógica de salto o personalización dinámica, la vista previa es todavía más importante.
9. Compartir previsualización
Además de la vista previa para quien está editando, DataCrush puede generar una previsualización compartida.
Para qué sirve
Permite enviar un enlace temporal al equipo para que otras personas revisen la encuesta antes de publicarla.
Características generales
- es una vista pensada para revisión interna,
- no reemplaza la publicación real,
- y no está destinada a recolectar respuestas finales.
Es especialmente útil cuando varias personas deben aprobar el contenido antes del lanzamiento.
10. Configurar qué pasa al terminar la encuesta
El acceso no termina cuando la persona hace clic en Enviar. También puedes definir qué verá después de completar la encuesta.
Opciones disponibles
Mensaje de agradecimiento
Es la opción más simple. Muestra un texto final dentro de la misma encuesta.
Redirigir a una página del portal
Permite enviar al usuario a otra página interna después de responder.
Redirigir a una URL externa
Permite llevar al encuestado a otro sitio web, landing page o recurso externo.
Recomendación
Para la mayoría de las encuestas, un mensaje de agradecimiento claro suele ser suficiente. La redirección es útil cuando la encuesta forma parte de un flujo más amplio.
11. Cierre de la encuesta
La publicación también incluye definir hasta cuándo la encuesta estará abierta.
Opciones de cierre
Sin fecha ni límite
La encuesta permanece abierta hasta que alguien la finalice o la despublique manualmente.
Cierre por fecha
La encuesta deja de aceptar respuestas en la fecha y hora indicadas.
Cierre por límite de respuestas
La encuesta se cierra automáticamente al alcanzar el máximo configurado.
Cierre por ambas condiciones
También es posible combinar fecha y límite de respuestas. En ese caso, la encuesta se cierra cuando se cumple la primera condición.
12. Cómo se cuentan las respuestas para el cierre
Cuando la encuesta tiene un límite máximo de respuestas, es importante entender qué suma realmente para ese tope.
Regla general
Solo cuentan las respuestas completadas.
Las respuestas incompletas o descalificadas no deberían sumar para alcanzar el máximo configurado.
Esto es importante al planificar una campaña o una recolección con cupo limitado.
13. Control de acceso y respuestas duplicadas
En la pestaña Configuración puedes definir cómo controlar respuestas repetidas.
Opciones habituales
- una respuesta por dispositivo o navegador,
- una respuesta por IP,
- o sin límite.
Cuándo usar cada una
Una por dispositivo o navegador
Es una opción útil para evitar respuestas repetidas en contextos generales.
Una por IP
Puede ser útil cuando se necesita mayor control, aunque en algunos entornos varias personas pueden compartir la misma red.
Sin límite
Se usa cuando quieres permitir respuestas múltiples sin restricciones.
La mejor opción depende del tipo de encuesta y del contexto en que se difundirá.
14. Protección con contraseña
Si el plan lo permite, puedes restringir el acceso a la encuesta con una contraseña.
Qué sucede en este caso
Antes de ver la encuesta, la persona deberá ingresar la contraseña correcta.
Qué se puede configurar
- la contraseña,
- la etiqueta del campo,
- el texto del botón,
- y el mensaje informativo.
Cuándo conviene usarla
- encuestas internas,
- evaluaciones cerradas,
- relevamientos para un grupo limitado,
- o cualquier caso donde el enlace no deba quedar abierto al público general.
15. Publicación y acceso según el plan
Algunas funciones de publicación y acceso pueden variar según el plan.
Ejemplos de diferencias frecuentes
- uso de dominio propio,
- protección con contraseña,
- ciertas opciones avanzadas de personalización,
- o la presencia del pie de marca DataCrush en la encuesta publicada.
Por eso, si una opción aparece deshabilitada o no puede guardarse, conviene revisar si se trata de una restricción del plan activo.
16. Cómo compartir una encuesta publicada
Una vez publicada, la encuesta ya puede difundirse.
Formas habituales de compartir
Copiar la URL
Es la forma más directa. Puedes pegar el enlace en un email, mensaje, campaña, banner o botón.
Compartir por QR
DataCrush permite generar un código QR para que la encuesta pueda abrirse al escanearlo desde un celular.
Esto resulta útil para:
- eventos,
- puntos de venta,
- material impreso,
- cartelería,
- y encuestas presenciales.
Compartir con parámetros UTM
También puedes construir la URL con parámetros UTM para identificar desde qué campaña o canal llegaron las respuestas.
Esto permite medir mejor el origen del tráfico y el rendimiento de la difusión.
17. QR de la encuesta
El código QR facilita el acceso rápido desde dispositivos móviles.
Ventajas
- evita tener que escribir la URL manualmente,
- acelera la participación,
- y funciona muy bien en contextos presenciales.
Cuándo conviene usarlo
- en mostradores,
- en eventos,
- en packaging,
- en material gráfico,
- o en campañas donde el celular es el principal punto de acceso.
18. UTM y trazabilidad de campañas
Si compartes la encuesta desde varios canales, los parámetros UTM ayudan a identificar de dónde vienen las respuestas.
Para qué sirven
Permiten distinguir si el encuestado llegó desde:
- email,
- redes sociales,
- anuncios,
- WhatsApp,
- o cualquier otro origen.
Esto es especialmente útil cuando la encuesta forma parte de una campaña de marketing o captación.
19. Qué revisar antes de compartir el enlace
Antes de enviar la URL a los encuestados, conviene hacer una revisión final.
Checklist básico
- la encuesta ya está publicada,
- la URL es la correcta,
- el mensaje final está revisado,
- el cierre está configurado si hace falta,
- el acceso tiene el nivel de restricción adecuado,
- el diseño se ve bien en móvil,
- y la prueba previa fue satisfactoria.
Un error en esta etapa puede afectar toda la recolección, por eso vale la pena revisar una vez más antes de difundir.
20. Qué pasa si editas una encuesta ya publicada
En algunos casos puede ser necesario editar una encuesta después de haberla publicado.
Recomendación general
Si haces cambios importantes, conviene volver a probar la encuesta antes de seguir compartiéndola.
Especial cuidado con
- cambiar preguntas ya visibles,
- modificar el orden del contenido,
- ajustar el mensaje final,
- o alterar reglas de acceso.
Los cambios pueden afectar la experiencia de quienes respondan después de la edición.
21. Cómo dejar de recibir respuestas
Si ya no quieres seguir recolectando información, tienes dos caminos principales.
Despublicar
La encuesta deja de estar disponible públicamente.
Finalizar
La encuesta se cierra y queda en estado finalizado.
En ambos casos, las respuestas ya recolectadas se conservan y siguen disponibles en el reporte.
22. Errores comunes en publicación y acceso
Estos son algunos problemas frecuentes:
- publicar sin probar la encuesta,
- compartir una URL todavía no revisada,
- olvidar configurar el mensaje final,
- dejar un límite de respuestas demasiado bajo,
- usar una contraseña y no comunicarla,
- compartir el enlace equivocado,
- o no revisar cómo se ve desde el celular.
La mayoría de estos problemas se evita con una vista previa y una validación final antes de compartir.
23. Recomendaciones finales
Para que la publicación y el acceso funcionen bien, procura seguir esta lógica:
- termina de editar la encuesta,
- guarda los cambios,
- prueba con vista previa,
- revisa la URL y el cierre,
- define cómo controlar el acceso,
- publica,
- y recién entonces comparte el enlace o el QR.
Una buena publicación no depende solo de activar la encuesta, sino de asegurarte de que el acceso sea simple para quien debe responder y controlado según el objetivo de la campaña.
24. Resumen rápido
Publicar
Convierte la encuesta en un recurso accesible para recibir respuestas.
Compartir
Puede hacerse por URL, QR o enlaces con UTM.
Acceso
Puede ser abierto o restringido según configuración y plan.
Cierre
Puede definirse por fecha, por cantidad de respuestas o manualmente.
Estadísticas
Analiza las respuestas y estadísticas.
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