Workflows para Potenciar Customer Journey desde DataCrush: Guía Completa.

Los workflows son la herramienta ms poderosa de DataCrush y son los que realizan la mayor parte de la automatización. Son la solución a los problemas de personalización, de detección y acción sobre diferentes estados del journey de un contacto.

Con los workflows se pueden realizar acciones que manualmente serán imposibles de realizar o que tendrán un costo tan alto que no valdrá la pena ni pensarlas.

Guía de temas del articulo:

Componentes de un workflow

Grupo de Elementos Disparadores.

Grupo de Elementos Acciones:

Grupo de Elementos Condiciones:

Nuevos componentes de los grupos:

Actividades Manuales:

Envío de SMS (opcional): 

Pautas importantes a tener en cuenta para sumar envíos de SMS en una Automatización.

Campos personalizados en el mensaje de envío, en la creación de un email interno.

Posibilidad de respuesta al contacto desde el Email o Correo Interno.

Componentes de un workflow

Los workflows tienen tres (3) componentes:

1) Un disparador: es lo que arranca el inicio de un workflow.
Tener en cuenta que DataCrush es una plataforma orientada al contacto, es por eso que siempre un disparador lo activa un contacto o algo general como una fecha, pero siempre se actúa sobre un contacto individualmente o contactos que pertenezcan a una lista.

Ejemplos: si un contacto ingrese a una lista, si lleno un formulario, si puso Like a un post de Facebook.

2) Condiciones: son las que nos permiten tomar decisiones en base a campos, comportamientos o estados.

Ejemplo: esperar 7 días para continuar el flujo, preguntar si el contacto que active el disparador está en una lista o si abrió un email enviado.

3) Acciones: son las ejecuciones de componentes que se realizan dentro del workflow.

Ejemplo: enviar un email, aumentar score, asignar un valor a una propiedad, disparar un webhook (webservice).

Crear un nuevo workflow

Para crear un workflow debes ir a la sección Marketing del menú principal e ingresar a Automatizaciones Workflows, luego hacer click en el botón Agregar nuevo workflow

La pantalla de diseño de workflow es similar al resto de las pantallas de diseño de DataCrush, en este caso tenemos una pantalla dividida en dos partes:

• Una parte (izquierda) donde tenemos los detalles del workflow (nombre, descripción y campaña), los elementos que podremos utilizar para diseñar el workflow y los contactos que han iniciado el workflow.
• Una parte derecha donde arrastrarlos y soltarlos los componentes para diseñar el workflow.

Remover el contacto del workflow o automatización: Esta opción permite que de forma automática el contacto sea removido del workflow cuando ya no tiene ningún elemento para continuar.

A modo de ejemplo, la opción de remover al contacto del Workflow, puede suceder porque el contacto llegó al final del workflow configurado o bien el contacto no cumple con alguna condición y ya no puede continuar.

Al ser removido el contacto del workflow permite que este ingresa nuevamente si vuelve a cumplir con el disparador o trigger configurado.

Es importante aclarar que igualmente si el contacto entro ya a un workflow, esto no invalida a que pueda ingresar a otro workflow diferente, si activa un disparador o trigger de este último.

1) Lo primero que debes hacer es arrastrar y soltar el disparador a la parte de diseño, por ejemplo Envío de formulario.

Se abrir una ventana que nos consultar qu formulario disparar el workflow, en este caso pueden ser todos o cualquier formulario que ya está creado, elegiremos en nuestro caso Formulario de contacto.

Esto significa que el contacto que complete nuestro formulario de contacto iniciar el workflow.

Recuerda que un workflow tiene únicamente un solo disparador, no puede ser disparado por dos cosas diferentes.

2) Contina armando tu workflow, puedes agregar una condición para esperar unos días:

3) Luego necesitarás agregar acciones, ya que no tendrá sentido tener un workflow que no realice ninguna acción. Por ejemplo enviar una pieza de email marketing.

4) Finalmente une los elementos para que el flujo tenga continuidad, quedar algo similar a esto:

Cuando un contacto llene el formulario -> esperaremos 7 días -> luego de esa espera enviaremos un email.

Los workflows pueden ser tan sencillos como estos o tan complejos que necesitas anotar en el campo descripción de qué se trata para no olvidarte y poder modificarlo o corregirlo fácilmente.

5) Activa y guarda el workflow.

‼️ Importante: recuerda siempre probar todo lo que configures y automatices ya que si te equivocas pasar algo de tiempo hasta que te des cuenta y tal vez en el medio se envían comunicaciones a tus contactos que no hubieras querido enviar.

Una vez creado un workflow en la plataforma, en la sección Contactos, podremos ver los contactos que se generar por el funcionamiento de este en los últimos 20 días, además de poder exportarlos.

Ten en cuenta que se pueden hacer scroll infinito, para qué de esta manera no sea necesario tomarse demasiado tiempo para recorrer todo el listado del contexto asociados a este workflow.

Cada disparador, condición y acción tiene diferentes opciones para poder continuar con su ejecución, no es conveniente apuntar diferentes opciones a una misma acción o condición, ya que puede ocurrir que la misma sea ejecutada de forma duplicada.

Grupo de Elementos Disparadores.

Qué son los Disparadores? Es lo que arranca el inicio de un workflow, es importante tener en cuenta que DataCrush es una plataforma orientada al contexto.

Es por eso que siempre un disparador lo activa un contacto o algo general como una fecha, pero siempre se actúa sobre un contacto individualmente o contactos que pertenezcan a una lista.

• Ejemplos: Si un contacto ingrese a una lista, si lleno un formulario, si puso Like a un post de Facebook.
• Agregado a lista: El contacto se agrega a una lista.
• Eliminado de lista: El contacto se elimine de una lista.
• Score: El contacto llega a X puntos de Scoring.
• Fecha y Hora: El workflow se dispara en un día y hora en particular, es decir que cuando llegue el día y hora, se va a ejecutar el disparador para los contactos que se encuentren en la lista configurada.
• Envío de formulario: El contacto completo un formulario.
• Visita de página: El contacto visito una página o Landing Page.
• Cumpleaños: El da de cumpleaños de contacto (debe estar completo este campo en el perfil de contexto.
• Propiedad campo / fecha: El workflow se dispara cuando llega una fecha en una propiedad del contacto.
• Actividad: Se inicia el workflow cuando se agrega una actividad manual al contacto.
• Email desuscripto: El contacto se de suscribe de los envíos de email marketing.
• Email Clickeado: El contacto hizo click en un link de un email recibido de un envío de email marketing.
• Email abierto: El contacto abrió un email en particular de un envío de email marketing.
• Facebook: El contacto puso un Like o un Comentario en la Fanpage asociada a DataCrush.
• Twitter: El contacto re twitteo, menciono, siguió agregó a una cuenta asociada a DataCrush.
• Linkedin: El contacto puso un Like o un Comentario en la Página asociada a DataCrush.
• Evento: Se dispara cuando se ejecuta un código de Evento creado desde DataCrush.
• Actividad: El workflow se dispara por alguna actividad manual generada.
• Sincro: El workflow se dispara por que se enviaron datos del contacto utilizando la funcionalidad de sincronización.

Grupo de Elementos Acciones:

Qué son las Acciones? Son las ejecuciones de componentes que se realizan dentro del workflow.

Ejemplos: Enviar un email, aumentar score, asignar un valor a una propiedad, disparar un webhook (webservice), etc...

• Enviar email: Se envía un email previamente creado desde DataCrush. (*1)
• Valor de propiedad: Se le agrega un valor a una propiedad existente.
• Agregar a la lista: Se agrega l contacto a una lista ya creada en Datacrush.
• Eliminar de lista: Eliminar al contacto de una lista en particular.
• Sumar scoring: Sumar puntaje o scoring al contacto por la acción o condición anteriormente realizada.
• Restar scoring: Restar puntos o scoring al contacto por la acción o condición anteriormente realizada.
• Sumar campo: Sumar una propiedad o campo nuevo al perfil de contacto.
• Disparar Webhook: permite enviar cualquier campo del contacto a una URL externa, permitiendo de esta forma poder integrar con fuentes externas.
• Limpiar propiedad: Elimina el contenido u opción de una propiedad cargada en el perfil de contacto.
• Correo interno: Le envía un email interno a una persona determinada con información del contacto o notificación sobre una acción en particular.
• Convertir lead: A raíz de la acción anterior o condición previamente chequeada, convierte al contacto en un Lead.
• Disparar workflow: Por una acción previamente hecha por el contacto, lo conecta con otro workflow para realizar otras acciones o procesos.
• Finalizar workflow: Saca al contacto de workflow, para que este pueda volver a pasar por el wf a futuro.
• Enviar SMS: Permite enviar un SMS al contacto con algún reminder o mensaje. (Función Opcional).
• Asignar dueño: Permite asociar el contacto a un usuario de CRM que lo gestione de all en adelante, la asignación es secuencial, los contactos se distribuyen uno a uno entre los usuarios de CRM.

(*1) ‼️ IMPORTANTE: En esta acción los comportamientos de la misma son disparar la próxima acción o condición, a todos los contactos a los que se les haya entregado el email o bien a los que hayan fallado en el envío del e mail asociado a esta acción.

Grupo de Elementos Condiciones:

Qué son las Condiciones? Son las que nos permiten tomar decisiones en base a campos, comportamientos o estados.

Ejemplos: Esperar 7 días para continuar el flujo, preguntar si el contacto que active el disparador está en una lista o si abrió un email enviado.

• Esperar: Esperar X minutos / horas / días (según lo establecido) antes de realizar la próxima acción o condición.
• Mantener: Mantiene parado al contacto en la condición hasta que la fecha se cumpla, una vez que se cumpla la condición el contacto continuará ejecutando el resto de las acciones o condiciones. Por ejemplo si al condición mantener está configurada con la fecha 20/09/2020 y el contacto pasa por esa condición el día 01/09/2020,  no continuará ejecutando hasta que la fecha 20/09/2020 se cumpla.
• Fecha y Hora: La condición evalúa si la fecha ingresada se cumple, continuando por el camino correspondiente (si o no). A diferencia de la condición "Mantener", esta condición no mantiene parado al contacto, sino que es evaluada cada vez que el contacto pasa por la condición.
• Scoring: Verificar el puntaje de Scoring que el contacto tiene en este punto de workflow.
• Email status: Verificar si el contacto se de suscribe, abre o clickea en un link de un email. Esta función se utiliza combinada con una acción de envío de email.
  Esta condición espera hasta 3 días para que la condición se cumpla una vez que está siendo evaluada. Esta condición evalúa el ultimo email enviado desde el workflow antes de comenzar a evaluar la condición.
  Cada opción del estado del email bifurca el workflow, no es conveniente utilizar más de una opción que apunte a una misma acción, ya que podrá duplicar la ejecución de la misma.
• Email sin status: Verificar si el contacto no se de suscribe, no abre o no clickea en un link de una plantilla de email. Esta función se utiliza combinada con una acción de envío de email desde dentro del workflow. Esta condición evalúa el último email enviado desde el workflow antes de comenzar a evaluar la condición.
  Cada opción del estado del email bifurca el workflow, no es conveniente utilizar ms de una opción que apunte a una misma acción, ya que podrá duplicar la ejecución de la misma.
• Regla de propiedad: Verificar que opciones o regla de propiedad puntual tiene el contacto.
• Está en la lista: Verificar si el contacto se encuentra en una lista en particular.
• Es Lead: Verificar si en este punto el contacto ya es un Lead registrado en al base de contactos.
• Es cliente: Verificar si en este punto el contacto ya es un Cliente registrado como tal en la base de contactos.
• Tiene un evento?: Verificar si el contacto paso por algún evento asociado a una sección de un sitio o e-commerce.
  
  Esta condición tiene la posibilidad de configurarse para Repetir cada mes, pero en el caso que se configure en NO, funciona automáticamente de forma anual. Es decir, se ejecutará cuando el mes y el año coincidan con la fecha actual.
• Actividad manual: Verificar si se realizó alguna actividad manual por parte de algún usuario de la plataforma sobre este cliente, como un llamado, email externo, etc?
• Tiene una visita?: Verificar si el contacto visito o accedió a alguna URL, sección de un sitio o e-commerce, etc? Es recomendable antes de esta condición que haya pasado por lo menos 30 minutos desde que se espera que el usuario haya ingresado a la página, para dar tiempo a que esto suceda.
• Envió un formulario?: Verificar si el contacto completo algún formulario creado desde Datacrush.
• Experimento: Comienza un experimento que puedes ser de Contenido u Horario para Plantillas de Email marketing o Automatizaciones para probar diferentes acciones o estrategias.

Nuevos componentes de los grupos:

Ejecución de Webhook: Dentro del flujo de ejecución del workflow puede ser ejecutado un webhook, que permite enviar cualquier campo requerido a una URL externa, permitiendo de esta forma poder integrar con fuentes externas.

La ejecución de un webhook puede ser efectuada ingresando el método de envío de datos (GET o POST) y la URL que debe ser ejecutada, luego se deben ingresar cada uno de los parámetros que la URL requiere, asociando los campos del contacto.

De requerir también pueden ser colocados parámetros fijos en donde el usuario puede colocar el texto necesario (para enviar por ejemplo parámetros de autenticación).

Actividades Manuales:

Al crear un workflow, ahora también se pueden sumar la posibilidad de usar un nuevo trigger o disparador, as como también una condición.

En este caso la posibilidad de usar el componente de Actividades Manuales, asociadas a las que podemos crear desde el timeline de los contactos; de esta nos permite sumar actividades manuales al workflow.

Envío de SMS (opcional): 

Al crear un workflow, dentro de grupo acciones que podremos realizar, ahora existe la posibilidad de sumar el Envío de sms e inclusive podremos personalizar dicho SMS para adaptarlo al contacto.

!! IMPORTANTE: En el caso del modulo de SMS, es un plan que se contrata de manera adicional, por lo que de necesitarlo te pedimos que te pongas en contacto con nosotros para poder acceder a el.

Una vez dado de alta el modulo opcional estarán recibiendo las credenciales de acceso para los campos User ID y API Key.

Pautas importantes a tener en cuenta para sumar envíos de SMS en una Automatización.

En el caso del código de área, DataCrush toma por default el número de teléfono completo que está dentro del campo seleccionado Propiedad teléfono, es decir todo lo que esté dentro de ese valor.

Se suele seleccionar también la Propiedad código de área (Opcional) para los casos en donde los portales tienen el número de teléfono separado del tele discado, o en el caso donde este dato se pida en inputs separados en algún formulario.

Por lo que si completas la propiedad del código de área, entonces se va a concatenar este valor al número de teléfono antes seleccionado. Todo esto está funcionando y tenemos casos de clientes que ya lo están utilizando.

Un ejemplo sería:

Como dentro del portal no hay una propiedad por default del contacto que se llame telediscado o código de área, esta no aparece en el listado y en este caso deberías crear una nueva y seleccionar cuál es la propiedad que tiene el código de área del contacto, en el caso que necesiten guardarlo por separado.

Un código de área válido, es por ejemplo un código de área de Argentina,

Incluso en el caso de Argentina, el algoritmo verifica automáticamente la numeración del teléfono y corrige los números mal formateados, por lo que automáticamente identifica el teléfono y sabe si es o no un celular, formateando correctamente el número para poder enviar el mensaje de texto.

No importa donde esté el número 15, el sistema lo toma igual, al igual que también identifica los números con código 11 y en el caso de no tenerlo, lo agrega.

Campos personalizados en el mensaje de envío, en la creación de un email interno.

Dentro de workflow cuando se envía una acción de email interno, pueden ser seleccionados los campos del contacto para que se personalice el email.

Como por ejemplo en este caso, al seleccionar la opción Insertar campos de contacto, desde el editor de mensaje, nos da la posibilidad de completar con Estimado <<Juan>>.

Posibilidad de respuesta al contacto desde el Email o Correo Interno.