La integración con Microsoft Dynamics permite mantener sincronizados los contactos y leads agregados, modificados y/o eliminados entre Microsoft Dynamics y DataCrush, para así automatizar cuándo un lead debe ir a Salesforce para que reciba una gestión comercial.
Además, si tienes Leads fríos en Microsoft Dynamics, podrás sincronízalos a DataCrush para una estrategia de nurturing antes de enviarlos de nuevo a Microsoft Dynamics cuando estén listos.
Incluso también es posible organizar reglas por cada propiedad para determinar cuando debe ser modificada en cada uno de los entornos.
Índice de esta guía.
Ingresando el subdominio de tu cuenta.
Paso 1 - Creando contactos en Datacrush.
Paso 2 - Eliminar en Datacrush cuando es eliminado en Microsoft Dynamics.
Paso 3 - Creando registros en Microsoft Dynamics.
Paso 4 - Verifica y confirma las relaciones.
Propiedades propias de la integración con Microsoft Dynamics.
Ingresando el subdominio de tu cuenta.
Lo primero que se debe realizar para poder utilizar la integración es conectar con una cuenta de Microsoft Dynamics, la cual debe tener los permisos de lectura, escritura y eliminación de los objetos contacto y lead, además debe tener también habilitado el uso de la API de Microsoft Dynamics.
Una vez dentro de la herramienta, en primer lugar deberás ingresar el subdominio que utilizas en tu cuenta.
Para activar la integración lo primero que debes hacer es colocar el subdominio de Microsoft Dynamics, que corresponde a la instancia utilizada en Dynamics 365 en la nube.
Para identificar el subdominio de tu cuenta deberás acceder a Dynamics 365, y este dato podrás encontrarlo en Configuración > Personalizaciones > Recursos de desarrollador, y una vez allí, en el apartado de Información de referencia de la instancia, toma nota del nombre único. Otra forma es obtener este dato desde la URL que utilizas desde Dynamics 365, puedes acceder a este dato desde la barra de navegación de tu navegador.
Luego debes presionar el botón Configurar ahora para comenzar a realizar la configuración de la integración. Se presentará el login de Microsoft Dynamics en donde deberás colocar las credenciales válidas de conexión.
Luego de conectar tu cuenta, comenzará el proceso de configuración de la integración.
Paso 1 - Creando contactos en Datacrush.
En este paso se debe configurar cuando se debe crear un contacto y/o lead desde Microsoft Dynamics hacia DataCrush.
- Microsoft Dynamics Lead: Se debe seleccionar la opción asociada al objeto Lead de Microsoft Dynamics.
- Microsoft Dynamics Contacto: Se debe seleccionar la opción asociada al objeto Contacto de Microsoft Dynamics.
- Filtros en Microsoft Dynamics: Esta opción filtra todos los contactos y leads que van a ser enviados hacia Datacrush, solo los registros que contengan el valor en la propiedad seleccionada van a ser sincronizados. Si esta opción no se seleccionaba, todos los registros serán sincronizados.
‼️ (*1) IMPORTANTE: Es fundamental tener en cuenta en este caso, es que elegible significa que el contacto haya sido creado o modificado en Microsoft Dynamics, incluso en el caso de que necesites filtrar por algo extra, se puede utilizar el filtro en Microsoft Dynamics.
Paso 2 - Eliminar en Datacrush cuando es eliminado en Microsoft Dynamics.
Este paso permite configurar si un registro eliminado en Microsoft Dynamics debe ser también eliminado en Datacrush. Solo serán eliminados los contactos en DataCrush que ya fueron sincronizados y se produjo la relación correspondiente entre Microsoft Dynamics y DataCrush.
‼️ (*2) IMPORTANTE: Ten en cuenta que para que este paso se haga efectivo, deberán tener habilitado el módulo de Auditoria en Microsoft Dynamics. Para acceder a esta función, tienes que ingresar a Administración, y una vez allí hacer click en la opción System settings.
Puedes acceder a la documentación de Microsoft Dynamics al respecto, haciendo click aquí.
Paso 3 - Creando registros en Microsoft Dynamics.
Este paso permite configurar los registros que van a ser sincronizados desde DataCrush hacia Salesforce.
- Lead o Contacto: Debe ser seleccionado el tipo objeto Lead o Contacto en donde deben ser creados los registros que son enviados desde DataCrush hacia Microsoft Dynamics.
- Limitar qué contactos son sincronizados con Microsoft Dynamics. Serán enviados hacia Microsoft Dynamics únicamente los contactos que se encuentren dentro de las listas seleccionadas.
Paso 4 - Verifica y confirma las relaciones.
Este paso permite asociar las propiedades de Microsoft Dynamics con las propiedades del contacto en DataCrush.
Inicialmente, se intentará relacionar de forma automática las propiedades que coincidan.
Es posible modificar, eliminar o agregar nuevas relaciones.
Para agregar una nueva relación se debe presionar el botón Nueva relación.
Para relacionar las propiedades de Microsoft Dynamics y Datacrush se debe primero seleccionar qué propiedad de Datacrush se desea asociar y luego seleccionar la propiedad de Microsoft Dynamics correspondiente.
Para finalizar la relación se debe seleccionar la regla que define cuando los datos serán actualizados.
Reglas.
- Actualizar con el valor más reciente: El valor actualizado más reciente será el valor utilizado para actualizar.
- Utilizar Microsoft Dynamics salvo que se encuentre vacío: Usa el valor de Microsoft Dynamics para actualizar DataCrush, salvo que el valor en Microsoft Dynamics se encuentre vacío, en ese caso no actualiza DataCrush.
- Siempre utilizar Microsoft Dynamics: Cuando el valor en Microsoft Dynamics es modificado, siempre actualizará el valor en DataCrush.
- Utilizar Datacrush salvo que se encuentre vacío: Usa el valor de DataCrush para actualizar Salesforce, salvo que el valor en DataCrush se encuentre vacío, en ese caso no actualiza Salesforce.
- Siempre utilizar Datacrush: Cuando el valor en DataCrush es modificado, siempre actualizará el valor en Microsoft Dynamics.
- Deshabilitar: El valor nunca será modificado.
Paso 5 - Confirmación.
La integración ha sido configurada y se encuentra en condiciones de comenzar a funcionar, para lo cual puedes habilitarla presionando el switch.
Si aún no quieres que se encuentre en funcionamiento, esta operación puede realizarse posteriormente.
Estado de la integración.
Una vez finalizado el proceso de configuración inicial de la integración con Microsoft Dynamics, se puede observar el estado actual (Activo o pausado). Si se desea cambiar el estado, se debe presionar el switch y cambiarlo a la opción correspondiente.
Para ver y editar configuraciones se debe presionar el enlace Ver configuraciones.
Si la integración se encuentra pausada, no se encuentra en funcionamiento y los registros no son sincronizados.
Una vez realizada la integración con Microsoft Dynamics, es posible sincronizar todos los contactos y/o leads de Salesforce hacia DataCrush (siempre que se cumplan las condiciones configuradas en el wizard inicial).
Para realizar esta operación se debe presionar el botón Importar ahora todos los contactos que se encuentra en el recuadro derecho de la pantalla.
Esta operación puede demorar dependiendo la cantidad total de registros. (*1)
Resumen de sincronización.
Los registros de Microsoft Dynamics y DataCrush serán sincronizados varias veces durante el día, se puede observar la cantidad total de registros que fueron afectados en cada sincronización.
Los registros con errores no fueron sincronizados y solo lo serán cuando el problema haya sido resuelto.
Para poder descargar el listado total de errores se debe presionar el enlace Descargar la lista completa de errores.
Exportar contactos.
Al momento de necesitar exportar los contactos nuevos que fueron creados en DataCrush hacia Salesforce, podemos utilizar la función para tal fin desde la pantalla de integración con Microsoft Dynamics.
Con esta función se exportan todos los contactos que se encuentran dentro de las listas configuradas en la integración, como lo hemos visto en el punto 4, desde la sección Crear registros en Salesforce.
Este botón está ubicado en la columna derecha de la ventana.
Desconectar cuenta.
Si desea eliminar la integración con Microsoft Dynamics, debe desconectar su cuenta presionando el enlace Desconectar integración con Microsoft Dynamics que se encuentra en el recuadro derecho de la pantalla.
‼️ (*1) IMPORTANTE: Cuando se realiza una importación masiva de contactos, Microsoft Dynamics no permite acceder de forma online e inmediata a más de 1.000 registros.
Por lo que se utiliza para estos casos una API especial de Microsoft Dynamics en donde se le realiza una petición de datos y Microsoft Dynamics nos avisa cuando estos datos se encuentran disponibles para descargar.
Algunas veces puede ser que Microsoft Dynamics se demore en procesar e informar la generación del lote de registros.
Propiedades propias de la integración con Microsoft Dynamics.
Fuente de categoría del Lead: En este caso, esta propiedad responde al origen de esta Integración.
Fuente del Lead: Esta propiedad responde la plataforma de la integración, es decir, Microsoft Dynamics.
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