Reporting Tool: La clave para monitorear el rendimiento de tus campañas de marketing.

La herramienta de Reporting Tool de DataCrush te permite crear informes a medida, transformando datos complejos en información clara y útil para tu estrategia de marketing. 

Esta herramienta se encuentra disponible únicamente para la versión Black de DataCrush.

Algunos de los beneficios o características de esta herramienta de Reporting Tool son: 

Personalización de informes

• • Permite seleccionar las métricas exactas que deseas analizar, adaptando los reportes a objetivos específicos.
  • Combina indicadores clave como tasas de conversión y engagement en un único informe para una visión integral.

Visualización inteligente de datos

• • • Convierte datos numéricos en gráficos y tablas intuitivas para una interpretación más clara.
    • Ayuda a identificar tendencias y patrones de forma rápida, mejorando la comprensión de los resultados.

Ítems de está guía.

• Tabla de reportes.
• Crear reportes.
• Columnas.
• Columnas del reporte.
• Agrupar por.
• Opciones.
• Lógicas.
• Condiciones de las Lógicas.
• Gráficos, Grabar y Ejecutar.
• Editar el título del reporte.
• Limitación de visualización de reportes extensos.
• Acceder al reporte ya ejecutado.
• Gráficos del reporte.
• Cómo leer un gráfico.
• Opciones del gráfico.
• Acciones.
• Salir del reporte en ejecución.
• Conclusión.

 

 

Tabla de reportes.

Una vez que entramos en la herramienta de Reporting tool lo primero que vemos es la barra de búsquedas desde donde podremos filtrar con diferentes funciones para buscar o ubicar reporte ya creado dentro de la tabla.

A la derecha de esta función vamos a encontrar un selector que nos permite filtrar las filas de la tabla según la cantidad que necesitemos visualizar y también el botón de columnas desde donde podemos elegir cuáles queremos visualizar en dicha tabla. 

En la tabla que se despega hacia abajo podremos visualizar todos los reportes creados hasta la fecha e incluso también las columnas con el total de contactos que se genera en cada uno de estos reportes, cuál fue la fecha de última ejecución o incluso quién fue la última persona que la modificó y en qué fecha lo hizo.

 

 

Si nos paramos a la derecha del nombre del reporte podemos ubicar tres botones que nos permiten editar el reporte y modificarlo, eliminarlo en el caso de no necesitarlo más y con los tres puntitos que se ven a la derecha clonarlo para reutilizar este reporte y modificar algunas de sus variables del mismo para obtener otros resultados. 

 

 

Crear reportes.

Si necesitamos crear un nuevo reporte, basta con hacer clic en el botón de Crear reporte ubicado arriba a la derecha.

 

 

Estos nos abrirá una ventana desde donde podremos agregar el nombre que queremos darle a este nuevo reporte y, al hacer click en el botón crear, podremos acceder a la edición de dicho reporte.

Una vez que ingresemos a la edición del reporte, lo primero que vamos a ver es una ventana que se despliega indicándonos una información relevante del nuevo reporte. 

Nota importante: Todos los reportes nuevos creados en esta herramienta mostrarán por defecto contactos generados a partir del mes anterior. Por ejemplo, si estamos en diciembre de 2024, el reporte incluirá contactos desde el 5 de noviembre. Sin embargo, podrás modificar o agregar otras condiciones de filtrado desde la pestaña de lógicas del reporte.

 

 

 

 

Columnas.

Una vez que ingresemos a la edición del reporte lo primero que notamos es que la pantalla se divide en dos, mostrándonos a la izquierda una solapa de Columnas, desde donde vamos a crear las columnas con los Campos o Propiedades qué habitaran esté reporte y las opciones por las que queremos agrupar estos campos.

 

 

 

Columnas del reporte.

En la sección de columnas del reporte, en primera instancia podremos seleccionar la cantidad de Columnas o Propiedades que necesitamos para este reporte. 

Para esto basta con habilitar el desplegable e ir seleccionando las diferentes propiedades que necesitamos sumar a este reporte.

 

 

Una vez seleccionadas todas las propiedades para sumar como columnas en el reporte, estas quedarán desplegadas en la columna de la izquierda. 

 

 

Sí lo que buscamos es determinar el orden de las variables de estas columnas en la tabla, basta con pasar el cursor por encima de alguno de estos textos para subirlo y bajarlo según nuestra necesidad.

De la misma manera, si necesitamos eliminar alguna de las variables, simplemente haciendo clic en la x ubicada a la derecha de la misma, esta quedará eliminada de la tabla.

Cabe aclarar que todas las propiedades que se habilitan en este desplegable son las que anteriormente hemos creado en la plataforma desde la sección de propiedades en el módulo de contactos.

 

 

Agrupar por.

Luego de crear las columnas del reporte, también podemos agrupar estás teniendo en cuenta otras propiedades ya generadas en DataCrush de manera de poder visualizar a futuro el reporte teniendo en cuenta estas propiedades.

Para esto basta con habilitar el desplegable e ir seleccionando las diferentes propiedades que necesitamos sumar a este reporte.

 

 

Esto nos va a permitir, por ejemplo, agrupar a los contactos del reporte en grupos como país o provincia, como indica la imagen a continuación, o incluso contactos que compraron un producto u otro producto de la marca. 

 

 

Una vez seleccionadas todas las propiedades para sumar como grupos en el reporte, estas quedarán desplegadas en la columna de la izquierda. 

 

 

 

Si buscamos determinar el orden de las variables de estos grupos en la tabla, basta con pasar el cursor por encima de alguno de estos textos para subirlo y bajarlo según nuestra necesidad. 

De la misma manera, si necesitamos eliminar alguna de las variables, simplemente haciendo clic en la x ubicada a la derecha de la misma, esta quedará eliminada de la tabla.

 

 

Opciones.

De ser necesario, haciendo clic en el botón de opciones que se ubica abajo a la izquierda, podremos habilitar variables de la tabla de datos o reporte, como por ejemplo los detalles del cada una de las filas, los subtotales de cada Grupo del reporte o el total general de los contactos. 

 

 

Para habilitar cada una de estas funciones solo basta con tildar o des tildar la opción que se encuentre a la izquierda de cada función. 

 

 

Lógicas.

Para completar el reporte, además de la posibilidad de sumar las propiedades que queremos visualizar en la tabla, también contamos con la solapa de Lógicas donde configuraremos las variables que nos permitirán conocer diferentes aspectos de estos contactos.

Como por ejemplo si recibieron o abrieron algún email realizado desde un Envío de email marketing, si forman parte de alguna Automatización creada desde la plataforma, si tienen alguna Regla de scoring activa o bien si forman parte de alguna regla de Smart design creada en alguna página desde el Web builder de DataCrush. 

 

 

En el caso de necesitar editar cualquiera de estas lógicas o criterios dentro de cada una de ellas basta con hacer clic en el icono del lápiz para volver a editarla, hacer click en el botón de Clonar o duplicar para repetirla el criterio o simplemente usar el icono del tacho de basura para eliminar dicho criterio.

 

 

Condiciones de las Lógicas.

Dentro de las Lógicas que sumemos al reporte, tenemos diferentes Criterios que podemos sumar, como:

 

Contactos: 

 

 

Para sumar contactos a esta Lógica, podemos agregar todos los contactos de nuestro portal, o usar la opción Algunos para filtrarlos por Ciclo de vida y fecha de creación.

 

 

Propiedades: 

 

 

Podremos incorporar a la Lógica en cuestión todas las propiedades que tenemos en DataCrush permitiendo adaptar el reporte según estos datos.

 

Formularios:

 

 

Esté elemento permite agregar Formularios a esta Lógica, a esta Lógica, ya sean creados desde la herramienta específica o desde una página del Web Builder.

 

 

Incluso en este último caso, podremos seleccionar la Landing page del Web Builder, la Regla de Smart Design asociada y el periodo de tiempo que necesitamos sumar a la Lógica.

 

Listas: 

 

 

También podremos agregar a la lógica una Lista dinámica  o segmentación, eligiendo la lista y si el contacto es miembro o no.

 

Email marketing: 

 

 

Al seleccionar la opción Todo, podremos elegir la acción de Email Marketing y el periodo de tiempo.

 

 

Y en el caso de la opción Algunos, además de la acción, también es posible elegir el envío de Email Marketing en cuestión y el periodo de tiempo.

 

Experimentos: 

 

 

Se puede filtrar por un Experimento de Email marketing o Automatización, así como la acción y el período de tiempo.

 

Pageviews (Landing pages):

 

 

En este caso, podemos seleccionar todos los contactos que visitaron las Landing pages en un período específico. 

 

 

Y al elegir la opción Algunos, se puede seleccionar la Landing page y el período de tiempo asociado para filtrar la lógica. 

 

Vista de página: 

 

 

Si es necesario, también podemos agregar a la Lógica los contactos que visitaron una URL específica o una Landing page del Web Builder. 

 

 

También se puede filtrar estos contactos por período de tiempo.

 

Evento: 

 

 

El criterio Evento permite agregar a la lógica cualquier evento creado en DataCrush, incluyendo información opcional como otras coincidencias y montos mínimos y máximos.

 

Actividad: 

 

 

Para añadir una Actividad manual, como Emails externos o Llamadas por ejemplo, selecciona la acción y el período de tiempo.

 

Sincronización:

 

 

Podemos agregar a la lógica una Sincronización activa desde DataCrush, determinando si el contacto existe o no, seleccionando desde el desplegable y determinando el período de tiempo asociado.

 

Facebook Leads: 

 

 

La lógica también permite segmentar contactos que llegaron a DataCrush desde una campaña activa en Facebook Leads, agregando el nombre de la campaña o formulario y el período de tiempo.

 

Ecommerce: 

 

 

El criterio Tiene una compra permite agregar a la Lógica cualquier compra realizada a partir de la integración con una plataforma de Ecommerce , incluyendo información adicional como otras coincidencias y montos mínimos y máximos.

 

Whatsapp:

 

 

La lógica también permite añadir los contactos a los que se les envió mensajes desde la integración con Whatsapp.

 

 

La opción Algunos permite agregar a la lógica los contactos que interactuaron con un mensaje o plantilla específica de Whatsapp en un período determinado.

 

Geolocalización: 

 

 

La lógica también permite filtrar por contactos que se agregaron a DataCrush a partir de una acción de  Geolocalización, seleccionando el País, Estado y Ciudad.

 

Agregando criterios y Lógicas  al reporte

Para sumar condiciones, simplemente debemos hacer click en el botón + Sumar criterio y añadir las propiedades necesarias para la lógica del reporte. Los criterios se agruparán de forma secuencial, uno debajo del otro.

Es fundamental comprender que para que cada lógica sea válida, todos los criterios dentro de ella deben cumplirse obligatoriamente. Esto significa que en la Lógica 1, cada criterio debe verificarse completamente, y lo mismo aplica para la Lógica 2 y cada lógica adicional que se cree en el reporte.

Imagina cada lógica como un filtro donde todos sus componentes deben encajar perfectamente para considerar la condición como cumplida. Ningún criterio puede quedar sin cumplirse si deseas que la lógica sea efectiva.

Con estos botones es posible sumar la cantidad de criterios que necesitemos en cada una de las lógicas o bien añadir la cantidad de lógicas necesarias para completar el reporte .

 

 

En el caso de necesitar visualizar la tabla completa con los datos del gráfico que estamos armando, podremos hacer click en el centro de la línea que divide las solapas de la tabla para visualizarla a pantalla completa.

 

 

Gráficos, Grabar y Ejecutar.

Una vez terminado de armar los elementos del reporte que necesitamos visualizar, arriba de la tabla vamos a encontrar los botones desde donde podremos terminar de configurar algunos parámetros del reporte como:

• Activar los gráficos: En la imagen aparecen distintos tipos de gráficos que puedes utilizar en una herramienta de reporte, por lo que solo basta con que seleccionemos cualquiera de ellos para sumar al reporte.
  
  

• Grabar y Ejecutar: Con este botón podemos guardar y grabar el reporte y, a la vez, ejecutarlo para poder acceder a la tabla final y los gráficos del mismo.
  
  

• Guardar: Desde esta opción podemos guardar el reporte en el caso de que necesitemos completarlo más adelante o revisarlo con otra persona del equipo.
  
  

• Ejecutar: Con esta opción podemos ejecutar directamente el reporte para que nos arroje los resultados finales y nos muestra la tabla y los gráficos que podemos analizar. Al presionar Ejecutar, solo se procesarán los cambios actuales sin guardarlos. Esto significa que si sales y vuelves a ingresar, esos cambios no persistirán ni estarán disponibles en futuras sesiones.

Una vez que hayamos grabado y completado la configuración del reporte, podremos ejecutarlo para revisar los resultados y gráficos del mismo. 

Si estás ingresando a un reporte ya ejecutado recientemente, deberás aguardar 30 minutos para poder ejecutarlo nuevamente, presionando el botón "Importar", si ingresas a un reporte recién ejecutado, el botón de ejecutar no será visible

Ejecución en segundo plano: Si la generación de un reporte demora más de lo esperado, el sistema procesará los registros en segundo plano. Una vez finalizado el proceso, se enviará una notificación informando que el reporte está disponible para su visualización.

IMPORTANTE: El listado de registros del reporte únicamente se actualiza cada vez que se presiona el botón "Ejecutar", no se actualiza automáticamente.

Editar el título del reporte.

Para completar la creación de este reporte, es posible volver a asignarle un nombre o modificar este haciendo clic en el ícono del lápiz que figura a la izquierda del mismo en la barra superior.

 

 

 

Limitación de visualización de reportes extensos.

Si préstamos atención a la derecha de los botones, vamos a ver una leyenda que nos indica un dato a tener en cuenta a la hora de visualizar los reportes ejecutados. 

 

 

Esto significa que, cuando generamos un reporte, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:

 

Visualización de resultados.

 El reporte muestra solo una muestra limitada de 2.000 registros, aunque los totales y cálculos generales son completos. 

Por ejemplo:

• Si genera un reporte agrupado por nombre, verá hasta 2.000 registros.
• Los totales generales seguirán siendo precisos.
• Un nombre como "Juan" podría tener un total de 8.314 contactos, pero solo se mostrarán 2.000 en el listado.

Como ejemplo, en la imagen a continuación, el nombre Prueba muestra el total de 9.450, pero no se van a listar esos 9.450, sino un total de 2.000 registros (total para todos los registros que se listan)

 

 

Generación de reportes extensos

Si un reporte tarda más de 10 segundos en generarse, el sistema:

• Procesará el reporte internamente.
• Enviará un correo electrónico al usuario una vez completado.

Este enfoque garantiza que pueda acceder a información detallada sin esperas prolongadas.

 

 

Acceder al reporte ya ejecutado.

Luego de terminar la creación del reporte, cuando accedemos a él, una vez ejecutado, podremos ver en primera instancia la tabla con todos los contactos agrupados y filtrados según las lógicas que buscamos.

 

 

Si prestamos atención a la parte superior de la tabla vamos a ver los botones de Gráficos de donde podemos acceder a los diferentes gráficos para visualizar los datos el botón de Editar para volver a editar y modificar alguna variable del reporte ya terminado y el botón de Acciones para configurar recursos de la SUITE DataCrush directamente del reporte.

Al momento de visualizar la tabla, quizá necesitemos ordenar de manera ascendente o descendente alguno de los datos de los contactos en ella.

 

 

Para esto basta compararse sobre el título de esta columna y haciendo clic en el icono ubicado a la derecha de ella, podremos orientar el orden al que queremos visualizar los datos de esa columna. 

Las columnas que ya hemos editado por esta función quedarán activas con un icono de color azul a la derecha del título, indicando según la flecha si está en formato ascendente o descendente. 

Nota importante: Queremos aclarar que, cuando salgamos del reporte, estas variables volverán a desactivarse, de manera que si volvemos a ingresar en él, podremos volver a activarlas para ordenar de manera ascendente o descendente cada una de las columnas.

 

 

Gráficos del reporte.

A fin de poder visualizar de manera más efectiva los datos del reporte, podremos sumar a este diferentes modelos de gráficos para conocer más en detalle los datos. 

 

 

Para activar estos gráficos basta con hacer click en el icono de los gráficos ubicado arriba a la izquierda de la tabla, el cual se activará en color magenta mostrándonos el icono de una flecha al lado para poder seleccionar los diferentes modelos de gráficos.

A continuación, te presentamos un detalle de cada uno y sus posibles usos:

 

 

• Gráfico de barra, que representa datos categóricos mediante barras horizontales. Esto puede ser útil para comparar cantidades entre categorías o elementos específicos.
  
  
• Gráfico de columna, similar al gráfico de barra, pero en este caso las barras son verticales. Sirve para mostrar comparaciones entre diferentes categorías, especialmente cuando las etiquetas de las categorías son cortas.
  
  
• Gráfico de barra apilada, Este divide cada barra en segmentos que representan diferentes partes de un todo y es ideal para mostrar proporciones dentro de cada categoría y cómo contribuyen al total.
  
  
• Gráfico de torta, que divide un círculo en sectores para mostrar proporciones o porcentajes de un todo. Es útil para entender la composición general de los datos.
  
  
• Gráfico de línea, representa datos continuos mediante líneas que conectan puntos en un gráfico cartesiano y se usa principalmente para analizar tendencias a lo largo del tiempo.
  
  
• Gráfico de columna apilada, similar al de barra apilada, pero con columnas verticales y útil para comparar categorías y mostrar la descomposición de cada una en subcomponentes.
  
  

Estos gráficos nos permiten analizar y presentar la información de diferentes maneras según el propósito del reporte. Por ejemplo, un gráfico de línea es ideal para tendencias temporales, mientras que un gráfico de barra o columna es mejor para comparaciones categóricas claras.

 

 

Cómo leer un gráfico.

Una vez seleccionado el gráfico según el tipo que elijamos, podremos ver a su derecha una tabla con el detalle de las diferentes variables que componen el gráfico. 

 

 

Por ejemplo, en el caso del gráfico de torta, si pasamos el cursor por sobre alguno de los países que componen la tabla del reporte, podremos ver el total de contactos de ese país en particular. 

 

 

Opciones del gráfico.

Arriba, a la derecha de cada uno de los gráficos, podremos hacer click en el menú de hamburguesa para acceder a diferentes opciones del mismo. 

 

 

Las opciones de este menú son: 

• Imprimir gráfico.
  En el caso de que necesitemos imprimir este gráfico para compartirlo de manera física con alguna otra persona del equipo. 

• Ver en pantalla completa.
  Ver el gráfico a pantalla completa para conocer más en detalle sus variables.

• Descargar PNG, JPG, SVG o PDF.
  Descargarlo en alguno de estos formatos en el caso de que haga falta insertar el gráfico en alguna otra tabla externa o documento. 

•  Descargar CSV o XLS.
  Descargar los datos del gráfico en formatos comunes de Excel, para insertarlos en alguna planilla externa. 

 

 

Acciones.

Si hacemos click en el botón de Acciones ubicado arriba a la derecha de la tabla del reporte, podemos acceder a realizar a utilizar algunos de los elementos más importantes de la SUITE DataCrush.

 

Estos elementos son:

• Crear lista dinámica.
  En el caso de que necesitemos crear una lista o segmentación dinámica a partir de los datos de los contactos generados en este reporte.
  
  

Haciendo click en esta opción, se nos abrirá una ventana donde nos indica el total de contactos al que apuntaremos con esta lista dinámica y nos pide ingresar un nombre para guardar esta nueva lista.

 

• Enviar email marketing.
  Configurar o realizar un envío de email marketing a los contactos generados en el reporte.

Haciendo click en esta opción, se nos abrirá una ventana que nos indica que al hacer clic el botón de crear email marketing, saldremos de reporte para ingresar a la herramienta de creación de Envíos de email marketing y así poder realizar el envío de manera correcta.

• Ejecutar automatización.
  Enviar un Workflow o automatización específica a los contactos del reporte, para generar una acción o seguimiento que ayude con la conversión de los mismos.

Haciendo click en esta opción, se nos abrirá una ventana que nos indica que podremos ejecutar una automatización o workflow a los contactos de reporte y nos pide  especificar a cuál, seleccionándolos desde el menú desplegable. 

 

 

Salir del reporte en ejecución.

Para salir del gráfico en ejecución basta con hacer click en el botón de salir ubicado a la izquierda del título del reporte en la barra Superior. 

 

 

 

Conclusión.

En conclusión, la herramienta de Reporting Tool de la SUITE DataCrush es esencial en cualquier estrategia de marketing digital porque permite centralizar y analizar datos clave de tus campañas en tiempo real. 

Con ella, podremos visualizar el comportamiento de los usuarios en una landing creada en el Web Builder y la conversión de leads con las diferentes herramientas de DataCrush, todo en un solo lugar.

Esto no solo nos simplifica el acceso a información valiosa, sino que también nos brinda una comprensión más clara de qué acciones y estrategias están funcionando y cuáles necesitan ajustes. 

Al contar con datos precisos y organizados, podremos tomar decisiones informadas que impulsan el retorno de inversión y optimizan los esfuerzos digitales basados en datos.